Jeśli pracujesz bardzo dużo i nieustannie pozostaje ci długa lista niezrealizowanych zadań to znak, że musisz popracować nad swoją organizacją czasu. Z takim problemem mierzy się obecnie bardzo dużo osób. Żyjemy aktywnie, mamy wysokie oczekiwania, chcemy spełniać swoje marzenia i jednocześnie brakuje nam na to wszystko czasu. Jak to zmienić? Poniżej kilka wskazówek.

Zacznij od planowania

Eksperci już dawno dowiedli, że aby być efektywnym w pracy i w życiu codziennym trzeba nauczyć się dobrze planować swój dzień. Nie chodzi tutaj jednak o to, żeby stworzyć jakąkolwiek listę zadań. Wszystko to musi być zawczasu dobrze przemyślane. Techniczny sposób planowania ma znaczenie drugorzędne. Można to robić na zwykłej kartce papieru, w kalendarzu, w programie komputerowym czy w aplikacji na telefon. Plan najlepiej jest przygotować wieczorem dnia poprzedniego. Jeśli to nam się nie uda, zróbmy go wcześnie rano. Jest kilka bardzo ważnych zasad dotyczących planowania. Na jeden dzień wyznaczamy sobie 3 góra cztery 4 duże zadania. Większa ilość zwyczajnie nie ma sensu, bo każdy z nas ma ograniczone godziny wysokiej efektywności. Spośród tych trzech zadań wybieramy to, które jest najważniejsze a więc popycha nas do przodu i wykonujemy je jako pierwsze. Zadania mniej ważne można odłożyć na koniec listy, gdyż nic wielkiego się nie stanie jeśli nie zrobimy ich danego dnia. Przy każdym zadaniu napiszmy sobie szacowany czas, jakiego ono wymaga. Oprócz głównych zadań umieszczajmy w planie także posiłki, przygotowanie do wyjścia, wykonanie telefonu, przerwy i również oznaczmy szacowany czas. Jest to bardzo ważne bo dzięki temu zobaczymy ile mniej więcej nam to wszystko zajmie. Do takiego sumarycznego czasu dodajemy jeszcze około 40% na nieprzewidziane okoliczności i niezaplanowane zadania. Ten bufor jest niezbędny. Gdy z planu oraz zakładu czasowego wychodzi nam ilość około 8 godzin, niczego już więcej zawodowo na dany dzień nie planujemy, by zachować balans między pracą a czasem wolnym.

Pracuj efektywnie

Dobry plan bardzo nam ułatwi wykonywanie zadań, niemniej jednak oprócz tego trzeba jeszcze trzymać się kilku zasad. Gdy pracujemy starajmy się o maksymalne skupienie. Wyłączamy telewizor, telefon, powiadomienia. Dbajmy o porządek na biurku i w otoczeniu, bo wtedy łatwiej nam się skupić. Pamiętajmy też by w danym czasie zajmować się tylko jedną czynnością. Gdy pracujemy przy komputerze nie robimy przerwy na to, by zetrzeć właśnie zauważony kurz czy zdjąć pranie. Jeśli piszemy tekst, to nie otwieramy kilku innych stron i nie przeskakujemy z tematu na temat. Ponadto pamiętajmy o tym, by zadania o podobnej tematyce wykonywać w grupach. Gdy jedziemy do miasta załatwiajmy wszelkie sprawy po drodze, za jednym wyjazdem. Jeśli nie lubimy robić przelewów za media róbmy to raz w miesiącu zamiast każdy oddzielnie albo najlepiej ustawmy zlecenia stałe. Gdy mamy zwykle bardzo dużo zadań do wykonania, nie zapominajmy o tym, że możemy je także delegować. Nawet jeśli nie mamy pracowników, to możemy przecież delegować takie nielubione czynności jak gotowanie, zamawiając catering czy sprzątanie zlecając usługę firmie zewnętrznej.